Come scrivere una lettera di riunione dei genitori dei gruppi giovanili

I genitori attivamente coinvolti sono la chiave per i programmi di maggior successo della pastorale giovanile. Mantenerli informati su eventi e sviluppi è essenziale per garantire il loro sostegno e coinvolgimento. In quanto leader di un gruppo giovanile o di pastore giovanile tocca a te dare un tono accogliente e informativo alla tua comunicazione con loro sia per iscritto che di persona. Quando si presenta la necessità di tenere una riunione dei genitori scrivi una lettera amichevole e concisa per informare i genitori della riunione - e includi un ordine del giorno per consentire loro di prepararsi per la riunione.

Imposta un orario e data per i genitori dei gruppi giovanili che si incontrano e fissare un luogo appropriato per l'incontro. Metti le informazioni della riunione sul calendario della chiesa e sulla newsletter o sul bollettino settimanale per pubblicizzarlo ampiamente. Se desideri che individui specifici oltre i genitori partecipino alla riunione come il tuo parroco invitali con largo anticipo per assicurarti che siano in grado di partecipare.

Crea un breve amichevole lettera ai genitori invitandoli all'incontro. Se conosci tutti i genitori personalmente puoi usare un saluto informale come "Caro John e Sue" per aprire la tua lettera. "Cari genitori dei giovani gruppi" o "Gentile signore e signora Smith".

Usa il tuo paragrafo di apertura per invitare i genitori all'incontro citando il data ora e luogo dell'evento. Si noti che si include un'agenda della riunione separata inclusa nella lettera. Quindi descrivere lo scopo e gli obiettivi dell'incontro proposto. Non elencare tutti gli articoli che intendi coprire ma evidenzia i problemi più importanti in modo che i genitori capiscano il significato dell'incontro e sappiano cosa aspettarsi. Aggiungi altri paragrafi se necessario per fornire informazioni di base pertinenti sui problemi che intendi discutere durante la riunione.

Chiudi la tua lettera chiedendo ai genitori di farti sapere se possono o meno partecipare fornendo le informazioni di contatto in modo che possano contattarti telefonicamente o via email. Sottolinea l'importanza del coinvolgimento dei genitori in un programma di successo per la pastorale giovanile e concludi dicendo che non vedi l'ora di vederli all'incontro ascoltando i loro contributi sui problemi e conoscendoli meglio. Utilizza una chiusura tradizionale come "Cordiali saluti" o "Rispettosamente" seguita da quattro righe vuote e dal tuo nome stampato. Firma il tuo nome negli spazi vuoti sopra il nome stampato. Se appropriato potresti voler utilizzare una chiusura come "Distinti in Cristo" o "Nel suo nome".

Creare un'agenda per il tuo incontro con i genitori dei membri del gruppo giovanile . Elenca gli ordini del giorno in ordine di priorità per assicurarti di arrivare prima ai problemi più importanti. Per garantire che la riunione rimanga in pista assegnare tempi approssimativi per la discussione a ciascun elemento dell'ordine del giorno. Ad esempio potresti annotare nella tua agenda Introduzione degli officer dei gruppi giovanili (5 minuti) Panoramica degli eventi del gruppo giovanile imminente (15 minuti) e Discussione dei costi e raccolta fondi per il viaggio missionario (15 minuti).

Correggi la tua lettera e l'agenda della riunione. Ottenere un elenco aggiornato dei membri del gruppo giovanile e dei loro genitori. Assicurati di inviare a ciascun genitore una copia della lettera e dell'ordine del giorno. Invia la lettera con posta ordinaria per assicurarti che vada direttamente ai destinatari desiderati. Invia la lettera almeno due settimane intere prima della riunione e invia un promemoria via email one-to-two line pochi giorni prima della data della riunione.