Come gestire i sistemi di archiviazione cartacea Medical

cartelle cliniche individuali sono mantenute per ogni paziente che un medico vede . Un record medico è dove sono memorizzate le informazioni sulla salute del paziente , come la storia medica , note mediche e liste di prescrizione di farmaci . La gestione di un sistema di archiviazione di carta medica è un processo delicato che coinvolge procedure specifiche da seguire . In caso contrario , le informazioni di un paziente potrebbe finire nel tema di un altro paziente . HIPAA , la Health Insurance Portability e Accountability Act , è una legge federale che sorveglia come le informazioni sulla salute del paziente viene memorizzato e fissato all'interno di una organizzazione sanitaria . Di conseguenza , le politiche e le procedure si stabilisce per la gestione di sistemi di archiviazione di carta devono essere in linea con le norme HIPAA . Cose che ti serviranno
In -box cartella
Entra - out foglio

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su una cartella in-box per i nuovi documenti cartacei medica che devono essere depositate . Dividere la in-box in categorie , come ad esempio "valutazioni del paziente ", " note di progresso " e " il lavoro di laboratorio . " Informare i medici in ufficio sanitario di utilizzare la corretta in-box e ordinare gli archivi cartacei .
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raccogliere i contenuti della almeno due volte in -box di un giorno, o tutte le volte che può. Portare gli archivi cartacei di nuovo alla zona di deposito o la sala cartelle cliniche .
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Ordinare i nuovi file cartacei in ordine alfabetico per una facile deposito . Molte volte , se un medico vede un nuovo paziente , ci sarà una varietà di documenti cartacei su quel paziente per voi di file . Mettere tutti i documenti di un paziente insieme in una pila e continuare ad alfabetizzare . Hole- pugno i documenti in modo che siano pronti per essere presentata.
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file i documenti medici nel grafico corretto . Inserire i file nella sezione corretta del grafico , dal momento che le cartelle cliniche contengono varie sezioni per diversi tipi di documenti . Prestare attenzione a questo processo in modo da non presentare accidentalmente scivola lavoro di laboratorio nella sezione fatturazione paziente del grafico.
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Mettere le cartelle cliniche di nuovo nel punto esatto in cui li hai trovati quando si hanno presentato tutte le pratiche burocratiche . Le cartelle cliniche sono di solito mantengono in ordine alfabetico per cognome .
6

procedere a controlli qualitativi di routine per garantire che i file cartacei medica vengono archiviate correttamente . Il caposala o responsabile gestione per la qualità della vostra organizzazione sanitaria può essere responsabile per l'esecuzione di audit. Lei farà un controllo in loco per vedere se i documenti sono misfiled su una selezione casuale o campione . Cartelle cliniche misfiled saranno restituite al personale deposito da correggere .
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Tenere un foglio di sign -out nella sala cartella clinica . Istruire le persone a firmare una cartella clinica ogni volta che lasciano la stanza con lui . Questo aiuta il personale di archiviazione tenere traccia di dove le cartelle cliniche sono , che è importante per la conformità HIPAA .
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Non permettere mai non dipendenti da vedere archivi cartacei medici. Attività di deposito devono essere eseguite in un'area privata in modo che i pazienti non vedono informazioni sanitarie degli altri pazienti - che è una violazione HIPAA che può costare la vostra organizzazione un sacco di soldi in sanzioni federali
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