Cosa significa avere dovere di diligenza per un’organizzazione che dona?

Il dovere di diligenza è un obbligo legale e morale che le organizzazioni hanno di agire ragionevolmente per proteggere la sicurezza e il benessere degli individui o delle entità interessate dalle loro attività. Nel contesto delle organizzazioni donatrici, questo dovere di diligenza si estende a vari aspetti delle loro operazioni e interazioni, tra cui:

1. Informazioni sui donatori e privacy :

- Raccogliere, archiviare e gestire le informazioni sui donatori in modo responsabile, garantendone la sicurezza e la riservatezza.

- Ottenere il consenso esplicito dei donatori riguardo all'uso delle loro informazioni personali e fornire chiare politiche sulla privacy.

- Proteggere i dati dei donatori da accessi non autorizzati, divulgazione o uso improprio.

2. Gestione finanziaria e responsabilità :

- Implementare solidi sistemi e controlli finanziari per garantire la corretta gestione dei fondi donati.

- Fornire ai donatori resoconti finanziari trasparenti e accurati, compresi i dettagli su come vengono utilizzate le loro donazioni.

- Revisione e controllo periodici delle pratiche finanziarie per identificare e affrontare eventuali rischi potenziali.

3. Pratiche etiche di raccolta fondi :

- Evitare pratiche fuorvianti, ingannevoli o coercitive nella sollecitazione di donazioni da parte di individui.

- Divulgare ai donatori qualsiasi informazione rilevante o potenziale conflitto di interessi.

- Garantire che gli sforzi di raccolta fondi siano in linea con la missione e i valori dell'organizzazione.

4. Implementazione e monitoraggio del programma :

- Stabilire e seguire valide procedure di attuazione del programma per garantire che le donazioni vengano utilizzate in modo efficace per gli scopi previsti.

- Monitorare e valutare regolarmente i programmi per valutarne l'impatto, l'efficacia e la conformità con gli obiettivi dichiarati.

- Affrontare e correggere adeguatamente eventuali carenze o preoccupazioni del programma identificate.

5. Diritti dei beneficiari e welfare :

- Rispettare i diritti, la dignità e il benessere degli individui e delle comunità servite dall'organizzazione.

- Garantire che le risorse donate vengano utilizzate a beneficio dei beneficiari previsti e per promuovere la missione sociale dell'organizzazione.

- Adottare misure di salvaguardia adeguate per proteggere i beneficiari da danni, abusi o sfruttamento.

6. Governance e supervisione :

- Mantenere una struttura di governance ben funzionante, con ruoli, responsabilità e doveri chiari per i membri del consiglio e il management.

- Stabilire forti controlli interni per prevenire frodi, corruzione e uso improprio dei fondi.

- Garantire revisioni o audit indipendenti regolari per valutare il rispetto degli standard di dovere di diligenza.

7. Partenariato e collaborazione :

- Esercitare la due diligence nella selezione di partner e collaboratori, considerando il loro track record, la reputazione e l'allineamento con la missione dell'organizzazione.

- Stabilire accordi chiari e meccanismi di monitoraggio per garantire che i partner adempiano alle proprie responsabilità in modo etico ed efficace.

8. Affrontare reclami e preoccupazioni :

- Stabilire un meccanismo trasparente e accessibile per la gestione dei reclami per gli individui o le entità interessate dall'organizzazione.

- Indagare e affrontare tempestivamente eventuali preoccupazioni sollevate, adottando le opportune azioni correttive, se necessario.

9. Miglioramento continuo :

- Rivedere e aggiornare regolarmente le politiche e le procedure per garantire che siano in linea con l'evoluzione delle normative, delle migliori pratiche e delle aspettative della società.

- Promuovere una cultura del miglioramento continuo e adottare le lezioni apprese dalle esperienze passate.

Adempiendo al dovere di diligenza, le organizzazioni donatrici dimostrano il proprio impegno verso una gestione responsabile, trasparenza e comportamento etico, che crea fiducia tra donatori, beneficiari e altre parti interessate. Aiuta inoltre le organizzazioni a mitigare i rischi legali e reputazionali e migliora la loro credibilità ed efficacia complessive.