Salute e malattia
1. Comprendere i loro ruoli e responsabilità. Gli ufficiali di certificazione hanno la responsabilità di garantire che il governo paghi solo per beni o servizi che sono stati ricevuti e sono conformi al contratto. Ciò significa che i funzionari certificatori devono avere una conoscenza approfondita dei termini e delle condizioni contrattuali, nonché delle leggi e dei regolamenti applicabili.
2. Disporre di un sistema per verificare che beni o servizi siano stati ricevuti. I funzionari di certificazione dovrebbero disporre di un sistema per verificare che beni o servizi siano stati ricevuti prima di certificare la fattura per il pagamento. Ciò può includere la richiesta ai venditori di fornire una prova di consegna o l'ispezione dei beni o dei servizi stessi.
3. Garantire che i beni o servizi siano conformi al contratto. I funzionari certificatori dovrebbero inoltre garantire che i beni o i servizi siano conformi alle specifiche contrattuali. Ciò può includere il controllo della qualità dei beni o dei servizi, nonché della quantità.
4. Ottenere ed esaminare tutta la documentazione necessaria. I funzionari di certificazione dovrebbero ottenere ed esaminare tutta la documentazione necessaria prima di certificare la fattura per il pagamento. Ciò può includere la fattura, il contratto, l'ordine di acquisto e qualsiasi altra documentazione pertinente.
5. Conserva un registro di tutte le transazioni. I funzionari di certificazione dovrebbero tenere traccia di tutte le transazioni, comprese fatture, contratti, ordini di acquisto e qualsiasi altra documentazione pertinente. Tali registrazioni devono essere conservate per un periodo di tempo compatibile con le leggi e i regolamenti applicabili.
Seguendo questi passaggi, gli ufficiali di certificazione possono aiutare a prevenire la responsabilità pecuniaria e proteggere il governo da perdite finanziarie.
CPR