A chi pensi che si farebbe riferimento nel caso si verificasse una violazione o non aderenza alle procedure standard?

Personale appropriato

In un'organizzazione, gli individui responsabili della gestione e della comunicazione degli incidenti che comportano deviazioni dei processi o potenziali violazioni alle autorità/agenzie di regolamentazione, alla direzione aziendale, ai team interni di conformità/gestione del rischio e ai dipendenti sono collettivamente noti come il personale appropriato.

Ecco una ripartizione di chi potrebbe essere designato come personale appropriato in varie circostanze:

1. Violazione non grave:

In caso di violazioni non gravi, il personale appropriato può includere:

- Supervisore o manager immediato:responsabile dell'indagine iniziale e della documentazione.

- Responsabile della privacy dei dati:aiuta a valutare le potenziali implicazioni sulla privacy e fornisce indicazioni.

- Team di sicurezza:collabora sugli aspetti tecnici e sulle strategie di contenimento.

2. Violazione grave:

Per violazioni più gravi che potrebbero avere un impatto significativo sugli individui, il personale appropriato può estendersi a:

- Alta direzione o consiglio di amministrazione:coinvolto nel processo decisionale e nel rilascio di dichiarazioni.

- Ufficio legale:fornisce consulenza sui requisiti normativi e sulle implicazioni legali.

- Consulente legale esterno:assiste nella gestione dei contenziosi o delle sanzioni derivanti dalla violazione.

3. Conformità dei dipendenti:

Nei casi che coinvolgono problemi di conformità dei dipendenti o violazioni del codice di condotta, il personale appropriato può includere:

- Dipartimento Risorse umane:gestisce le questioni disciplinari e garantisce il rispetto delle politiche.

- Responsabile dell'etica e della conformità:indaga e affronta le violazioni etiche.

- Team di audit e gestione del rischio:valuta i controlli e fornisce raccomandazioni.

4. Catena di fornitura e interazioni con i partner:

Se una violazione coinvolge fornitori, venditori o partner, il personale appropriato può includere anche:

- Team di gestione del rischio di terze parti:garantisce il rispetto degli standard di sicurezza informatica e privacy.

- Ufficio contratti e appalti:collabora con soggetti esterni per rivedere gli accordi.

Ricordare che l'assegnazione delle responsabilità e la designazione del personale appropriato possono variare in base alla violazione specifica, alle normative di settore e alle politiche interne. È essenziale stabilire un chiaro piano di risposta agli incidenti che delinei chi dovrebbe essere informato e coinvolto in ogni fase del processo.